Algemene voorwaarden – huwelijksreportages en ceremoniefilms
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, prestaties en leveringen van NOAFILM, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
1. Totstandkoming van de overeenkomst
Een boeking is pas definitief na schriftelijke bevestiging van de offerte door de cliënt en, indien van toepassing, na ontvangst van het overeengekomen voorschot. Tenzij anders vermeld op de offerte, wordt geen voorschot gevraagd.
2. Annulering door de cliënt
Bij annulering door de cliënt gelden volgende vergoedingen, gelet op de gereserveerde datum, voorbereiding en het verlies van andere opdrachten:
- meer dan 12 weken vóór de uitvoeringsdatum: het eventueel betaalde voorschot blijft verworven door NOAFILM;
- minder dan 12 weken vóór de uitvoeringsdatum: een forfaitaire annulatievergoeding van 300 euro verschuldigd;
- minder dan 14 dagen vóór de uitvoeringsdatum: 50% van het totaalbedrag van de offerte verschuldigd.
Indien de werkelijk geleden schade hoger ligt dan bovenstaande forfaitaire bedragen, behoudt NOAFILM zich het recht voor deze aan te tonen en bijkomende vergoeding te vorderen. Bij annulering wegens overmacht (zoals ernstige ziekte, overlijden of uitzonderlijke omstandigheden) zullen partijen in onderling overleg zoeken naar een redelijke oplossing of eventuele verplaatsing van de opdracht.
3. Uitvoering van de opdracht
NOAFILM verbindt zich ertoe de opdracht naar best vermogen uit te voeren. NOAFILM kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen, onderbrekingen of het niet kunnen uitvoeren van de opdracht ten gevolge van overmacht of omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder onder meer:
- extreme weersomstandigheden;
- stroom- of netwerkstoringen;
- verkeersproblemen of ongevallen;
- ziekte of ongeval;
- technische defecten ondanks normaal onderhoud van materiaal;
- overheidsmaatregelen of veiligheidsbeperkingen.
In dergelijke gevallen zal NOAFILM zich inspannen om een passende oplossing te zoeken, zonder garantie op volledige uitvoering van de opdracht. Deze bepaling doet geen afbreuk aan aansprakelijkheid in geval van opzet, zware fout of wettelijke aansprakelijkheid die niet uitgesloten mag worden.
4. Voortijdige stopzetting van de opdracht
Indien een opdracht voortijdig wordt beëindigd door de cliënt of door omstandigheden die aan de cliënt kunnen worden toegeschreven, behoudt NOAFILM het recht om reeds geleverde prestaties, gepresteerde uren en gemaakte kosten aan te rekenen.
5. Betaling en laattijdige betaling
Facturen zijn betaalbaar binnen de termijn vermeld op de factuur. Bij niet-betaling op de vervaldag kan, na voorafgaande ingebrekestelling, een verwijlintrest worden aangerekend overeenkomstig de wettelijke interestvoet, evenals een forfaitaire schadevergoeding conform de toepasselijke Belgische wetgeving inzake betalingsachterstand. Bij consumenten gebeurt dit overeenkomstig Boek XIX WER.
6. Verplaatsingskosten
De kilometervergoeding is inbegrepen in de prijs van de opdracht. Noodzakelijke parkeer- en tolkosten verbonden aan de uitvoering van de opdracht kunnen afzonderlijk worden aangerekend, op voorwaarde dat dit vooraf werd meegedeeld.
7. Klachten
Klachten met betrekking tot de geleverde diensten of zichtbare gebreken dienen binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen 14 kalenderdagen na levering schriftelijk gemeld te worden. Het indienen van een klacht ontslaat de cliënt niet van zijn betalingsverplichtingen.
8. Materiaal van de cliënt
Materiaal of gegevensdragers die door de cliënt ter beschikking worden gesteld, worden met de nodige zorg behandeld. NOAFILM kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies of beschadiging veroorzaakt door overmacht, technische defecten, diefstal of andere omstandigheden buiten haar redelijke controle, behalve in geval van opzet of zware fout.
9. Bewaring van opnames
De ruwe beelden en basisopnames blijven eigendom van NOAFILM. NOAFILM bewaart deze bestanden gedurende een beperkte periode na levering van het eindproduct. Langere bewaring kan schriftelijk worden overeengekomen en kan aanleiding geven tot een bijkomende vergoeding. Tenzij anders overeengekomen, is NOAFILM niet verplicht om ruwe beelden aan de cliënt over te dragen.
10. Levering en archivering van afgewerkte films
Afgewerkte films die online via download worden aangeboden, blijven gedurende maximaal één jaar beschikbaar vanaf de leveringsdatum. Na deze periode kan NOAFILM niet garanderen dat bestanden nog beschikbaar zijn. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en bewaren van back-ups van alle geleverde bestanden. NOAFILM is niet aansprakelijk voor verlies van bestanden na afloop van de bewaartermijn, behalve in geval van opzet of zware fout.
11. Auteursrechten en gebruik
Alle auteursrechten en intellectuele eigendomsrechten op de gemaakte beelden en films blijven eigendom van NOAFILM. De cliënt verkrijgt een persoonlijk gebruiksrecht op het afgewerkte materiaal voor privégebruik. Commercieel gebruik, wijziging of verdere verspreiding voor commerciële doeleinden is enkel toegestaan mits voorafgaande schriftelijke toestemming van NOAFILM. NOAFILM mag gemaakte beelden gebruiken voor portfolio, website, sociale media en promotionele doeleinden, tenzij de cliënt hier vooraf schriftelijk bezwaar tegen maakt.
12. Privacy
NOAFILM verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in het kader van de uitvoering van de overeenkomst en overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving (GDPR/AVG).
13. Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht
Op alle overeenkomsten met NOAFILM is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Bij geschillen zijn de rechtbanken bevoegd overeenkomstig de wettelijke regels inzake territoriale bevoegdheid.
14. Leveringstermijn
NOAFILM streeft ernaar het afgewerkte eindresultaat te leveren binnen een termijn van maximaal 2 maanden na de uitvoeringsdatum van de opdracht. Deze termijn is indicatief en kan in uitzonderlijke omstandigheden verlengd worden, onder meer bij overmacht, ziekte, technische problemen of een uitzonderlijke werkdruk. In dat geval wordt de cliënt hiervan binnen een redelijke termijn op de hoogte gebracht.
15. Muziek en licenties
Bij films die online gepubliceerd of gedeeld worden (zoals sociale media, websites of videoplatformen), voorziet NOAFILM muziek waarvoor de nodige licenties werden verkregen. Indien de film uitsluitend bedoeld is voor privégebruik en enkel in familiale of huiselijke kring wordt vertoond, kan gebruik gemaakt worden van muziek die tijdens de huwelijksdag of ceremonie live werd opgenomen. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor elk gebruik van de film buiten de oorspronkelijk overeengekomen context. NOAFILM kan niet aansprakelijk worden gesteld voor auteursrechtelijke claims die voortvloeien uit verder publiek gebruik of herpublicatie door de cliënt.
16. Drone-opnames
Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, zijn drone-opnames niet inbegrepen in de opdracht.
17. Montage en creatieve vrijheid
De montage gebeurt in de documentaire en artistieke stijl eigen aan NOAFILM. De cliënt erkent kennis te hebben genomen van eerdere realisaties van NOAFILM en aanvaardt dat de creatieve uitwerking, beeldselectie, kleurcorrectie, montage, ritme en algemene stijl gebeuren volgens de artistieke visie van NOAFILM. NOAFILM behoudt steeds de redactionele en creatieve eindbeslissing over het eindresultaat.
18. Revisies
De cliënt heeft recht op één revisieronde van het afgewerkte eindresultaat. Onder revisie wordt verstaan: beperkte aanpassingen aan montage, beeldselectie of muziekkeuze binnen de oorspronkelijke opdracht. Grondige herwerkingen, bijkomende montages of wijzigingen die afwijken van de oorspronkelijke briefing kunnen aanleiding geven tot bijkomende kosten.
Algemene voorwaarden – Eventvideografie (opdrachten voor gemeenten en overheidsinstanties)
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en leveringen van NOAFILM in opdracht van gemeenten, overheidsinstanties en gelijkaardige publieke of semipublieke organisaties, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
1. Totstandkoming overeenkomst
De overeenkomst komt tot stand na schriftelijke goedkeuring van de offerte of bestelbon door de opdrachtgever. Indien de interne administratieve procedures van de opdrachtgever dit vereisen, kan de uitvoering afhankelijk zijn van goedkeuring van een bestelbon of budgettaire bevestiging.
2. Prijzen en btw
NOAFILM is een kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van btw. Alle prijzen zijn netto en btw niet van toepassing.
3. Uitvoering van de opdracht
NOAFILM voert de opdracht uit volgens de overeengekomen briefing, timing en scope zoals vermeld in de offerte of schriftelijke communicatie. De opdrachtgever staat in voor:
- correcte en tijdige informatieverstrekking;
- toegang tot locaties;
- aanwezigheid van contactpersonen op de dag van opname;
- noodzakelijke vergunningen indien van toepassing.
NOAFILM kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of beperkingen veroorzaakt door onvolledige of laattijdige informatie van de opdrachtgever.
4. Wijzigingen in opdracht
Elke wijziging in planning, locatie, duur of inhoud van de opdracht dient tijdig en schriftelijk te worden meegedeeld. Indien wijzigingen een impact hebben op tijdsbesteding, materiaal of planning, behoudt NOAFILM zich het recht voor de prijs en leveringstermijn aan te passen.
5. Annulering
Bij annulering van de opdracht door de opdrachtgever gelden volgende vergoedingen:
- meer dan 30 kalenderdagen vóór uitvoering: enkel reeds gemaakte kosten verschuldigd;
- tussen 30 en 14 dagen: 30% van het overeengekomen bedrag;
- minder dan 14 dagen: 60%;
- minder dan 48 uur: 80%.
Reeds gemaakte externe kosten (verplaatsing, reservatie, huur materiaal, voorbereiding) worden steeds volledig aangerekend.
6. Overmacht
NOAFILM is niet aansprakelijk voor het geheel of gedeeltelijk niet uitvoeren van de opdracht door omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder onder meer:
- extreme weersomstandigheden;
- ziekte of ongeval;
- technische defecten of materiaalpech;
- stroomstoringen of infrastructuurproblemen;
- verkeers- of mobiliteitsproblemen;
- veiligheidsmaatregelen of beslissingen van overheden;
- wijzigingen in programma of timing door organisator.
In dergelijke gevallen wordt in overleg gezocht naar een redelijke oplossing of alternatief.
7. Leveringstermijn
De standaard leveringstermijn bedraagt maximaal 6 weken na de opnamedatum, tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Deze termijn kan beïnvloed worden door projectomvang, revisies of externe omstandigheden.
8. Montage en creatieve vrijheid
De montage gebeurt in een documentaire en journalistieke stijl, passend bij eventreportage. NOAFILM behoudt de creatieve eindbeslissing over selectie van beelden, montage, ritme, kleurcorrectie en audio-uitwerking, binnen de overeengekomen briefing.
9. Revisies
De opdrachtgever heeft recht op één revisieronde na oplevering. Deze revisie omvat beperkte aanpassingen binnen de oorspronkelijke scope (zoals montagecorrecties, volgorde of timing). Extra revisies of inhoudelijke herwerkingen worden afzonderlijk aangerekend.
10. Drone-opnames
Drone-opnames zijn niet inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk vermeld in de offerte en mits naleving van alle geldende luchtvaart- en veiligheidswetgeving.
11. Muziek en rechten
Muziekgebruik wordt afgestemd op het distributiekanaal van de opdrachtgever:
- Voor publieke communicatie (website, sociale media, promotie) wordt uitsluitend gebruik gemaakt van correct gelicentieerde muziek.
- Indien de opdracht enkel intern of institutioneel gebruikt wordt, kan in overleg andere audio of sfeeropname gebruikt worden, mits juridische compatibiliteit.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het uiteindelijke gebruik en de publicatie van het geleverde materiaal.
12. Aansprakelijkheid
NOAFILM is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde inkomsten voortvloeiend uit de uitvoering van de opdracht. De aansprakelijkheid is in alle gevallen beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht, voor zover wettelijk toegestaan.
13. Levering en archivering
De oplevering gebeurt digitaal via download. NOAFILM bewaart de eindbestanden gedurende een beperkte periode na levering. Daarna kan beschikbaarheid niet worden gegarandeerd. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdige download en back-up van alle geleverde bestanden.
14. Intellectuele eigendom
Alle auteursrechten op ruwe beelden en eindmontage blijven eigendom van NOAFILM, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief gebruiksrecht voor interne communicatie en externe institutionele communicatie. Commercieel hergebruik of overdracht aan derden is enkel toegestaan mits schriftelijke toestemming. NOAFILM behoudt het recht om het materiaal te gebruiken voor portfolio en promotionele doeleinden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
15. Betaling
Facturen zijn betaalbaar binnen de op de factuur vermelde termijn. Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege en na ingebrekestelling verwijlintresten verschuldigd conform de wet op de betalingsachterstand bij handelstransacties, samen met een forfaitaire schadevergoeding conform de wettelijke bepalingen.
16. Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken volgens de wettelijke regels inzake territoriale bevoegdheid voor B2B-overeenkomsten.