Privacyverklaring – opdrachten voor organisaties
Waarover gaat deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor film- en foto-opnames die NOAFILM maakt in opdracht van organisaties, zoals gemeenten en overheden, verenigingen en vzw’s, organisatoren van voorstellingen, non-profitorganisaties en bedrijven.
Voor huwelijken, ceremonies en het gebruik van de website, het contactformulier en de videospelers geldt de algemene privacyverklaring.
Wie is verantwoordelijk?
- De opdrachtgever, de organisatie die NOAFILM inschakelt, bepaalt waarvoor er gefilmd of gefotografeerd wordt en hoe de beelden gebruikt worden. Voor de opnames en voor het eigen gebruik van de beelden is de opdrachtgever in de regel verwerkingsverantwoordelijke. NOAFILM maakt, bewerkt, levert en bewaart de beelden dan in opdracht van de opdrachtgever.
- NOAFILM is zelf verantwoordelijk wanneer NOAFILM beelden via de eigen website of sociale media publiceert, zoals beschreven onder ‘Publicatie door NOAFILM’.
- NOAFILM is ook zelf verantwoordelijk voor de contactgegevens van de contactpersonen van de opdrachtgever en voor de gegevens in offertes en facturen.
NOAFILM g.c.v., Zolderseweg 12, 3550 Heusden-Zolder – info@noafilm.be
Welke gegevens worden verwerkt?
- beelden en geluid van personen die bij de opname aanwezig zijn, zoals bezoekers, deelnemers, optredende personen, medewerkers en vrijwilligers;
- wat personen zeggen in een interview;
- de contactgegevens van de contactpersonen van de opdrachtgever, voor de voorbereiding en uitvoering van de opdracht.
Informatie aan aanwezigen
De opdrachtgever informeert de aanwezigen vooraf dat er gefilmd of gefotografeerd wordt, en zorgt voor de toestemmingen die nodig zijn, bijvoorbeeld van ouders van minderjarigen en van geïnterviewde personen.
Niet in beeld willen komen
Wie aangeeft niet in beeld te willen komen, houdt NOAFILM buiten beeld voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Bij sfeerbeelden van een evenement kan het toch gebeuren dat iemand herkenbaar in beeld komt.
Komt u herkenbaar voor in een film of foto die NOAFILM zelf online publiceert, dan kunt u vragen die publicatie te verwijderen of aan te passen zodat u er niet meer in voorkomt. Voor het exemplaar van de opdrachtgever richt u zich tot de opdrachtgever. NOAFILM heeft geen controle over kopieën die anderen al gedeeld hebben.
Publicatie door NOAFILM
Of NOAFILM een film of foto’s ook via de eigen website en sociale media publiceert, hangt af van het soort opdracht:
- Voorstellingen. NOAFILM publiceert de film nooit en gebruikt hem niet in het portfolio of voor promotie.
- Gemeenten en andere overheden. Is een film uitsluitend bestemd voor intern gebruik, dan meldt de opdrachtgever dat vooraf schriftelijk. NOAFILM publiceert zo’n film niet. Anders kan NOAFILM de film ook via de eigen kanalen publiceren, nadat de opdrachtgever hem zelf openbaar heeft gedeeld.
- Films van non-profitorganisaties met een maatschappelijke boodschap. Verspreidt de organisatie de film zelf openbaar, dan kan NOAFILM de film ook via de eigen kanalen publiceren. Bij twijfel vraagt NOAFILM vooraf toestemming.
- Verenigingen, bedrijven en andere organisaties, fotoreportages en andere non-profitfilms. Alleen na voorafgaand akkoord van de opdrachtgever.
NOAFILM publiceert alleen de afgewerkte film of foto’s zoals ze geleverd werden, geen fragmenten of ruwe beelden.
NOAFILM publiceert eigen werk om te tonen wat NOAFILM maakt. Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van NOAFILM (artikel 6, lid 1, f AVG). Wanneer NOAFILM via sociale media publiceert, is ook het privacybeleid van dat platform van toepassing.
Voorstellingen
Bij voorstellingen, zoals dans-, theater- of koorvoorstellingen, bezorgt NOAFILM de organisatie een downloadlink, die de organisatie onder haar leden verspreidt. De link werkt tot de einddatum die de organisatie vooraf doorgeeft. Op die datum schakelt NOAFILM de link uit. Werd geen einddatum doorgegeven, dan schakelt NOAFILM de link uit 3 maanden na levering. Een einddatum kan niet later vallen dan 1 jaar na levering. Op verzoek van de organisatie kan de film kosteloos opnieuw beschikbaar worden gesteld, met een nieuwe einddatum, zolang het bestand nog bewaard wordt. Dat is een extra dienst, zonder garantie.
Vragen over de beschikbaarheid van de film richten optredende personen en ouders aan de organisatie.
Bewaring
- Ruwe beelden worden alleen op eigen opslagschijven van NOAFILM bewaard, gedurende 3 maanden na levering van het eindresultaat. Daarna worden ze verwijderd.
- Afgewerkte films en foto’s worden na levering op eigen opslagschijven van NOAFILM bewaard, maximaal 1 jaar na levering, en daarna verwijderd. Dat maximum geldt ook voor films van voorstellingen die bij Bunny.net staan.
- Films en foto’s die NOAFILM zelf publiceert blijven online tot NOAFILM ze verwijdert of tot een geldig verzoek tot verwijdering wordt ontvangen.
Levering
NOAFILM gebruikt twee diensten om afgewerkte bestanden te leveren:
- TransferNow. Afgewerkte films en foto’s worden in de regel geleverd via TransferNow, een dienst voor het versturen van bestanden die door HIGHSENSE SAS (Garches, Frankrijk) wordt uitgebaat. De opdrachtgever ontvangt een downloadlink. Bij het versturen en downloaden worden onder meer de bestanden, de e-mailadressen van verzender en ontvanger en technische gegevens zoals het IP-adres verwerkt. Meer informatie staat onder ‘Levering van afgewerkte films en foto’s’ in de algemene privacyverklaring.
- Bunny.net. Films van voorstellingen die de organisatie onder haar leden verspreidt, worden via Bunny.net geleverd, een dienst van BunnyWay d.o.o., gevestigd in Slovenië. De bestanden worden opgeslagen op servers in Stockholm (Zweden) en Frankfurt (Duitsland). Bij het downloaden worden technische gegevens verwerkt, zoals het IP-adres en browsergegevens. Bunny.net maakt daarbij gebruik van een internationaal netwerk van servers. Daarbij kunnen technische persoonsgegevens, zoals IP-adressen en browsergegevens, ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Meer informatie staat onder ‘Videospelers en externe diensten’ in de algemene privacyverklaring.
Uw rechten
Voor het gebruik van de beelden door de opdrachtgever richt u zich tot de opdrachtgever. Voor publicaties via de kanalen van NOAFILM en voor de bewaring door NOAFILM kunt u terecht bij info@noafilm.be. U kunt uw privacyrechten uitoefenen bij de opdrachtgever of bij NOAFILM.
U kunt bezwaar maken tegen de publicatie van beelden door NOAFILM via info@noafilm.be. Een volledig overzicht van uw rechten staat onder ‘Uw rechten’ in de algemene privacyverklaring.
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
Wijzigingen
Deze privacyverklaring wordt aangepast wanneer de werkwijze verandert.